Unter elektronischer Rechnungsstellung versteht man die Digitalisierung von Rechnungen, die von Unternehmen oder Selbstständigen ausgestellt werden, um Zahlungen für erbrachte Produkte oder Dienstleistungen einzuziehen. Eine elektronische Rechnung hat die gleichen rechtlichen Auswirkungen wie eine normale Rechnung, aber das Format, in dem sie ausgestellt und empfangen wird, ist elektronisch.
Elektronische Rechnungen müssen dieselben Informationen enthalten wie Papierrechnungen, wie im Königlichen Erlass 1619/2012 vom 30. November geregelt. Diese Verordnung schreibt die Einhaltung bestimmter Anforderungen vor, um die Lesbarkeit, Echtheit und Unversehrtheit von Rechnungen zu garantieren:
- Nummer: Die numerische Reihe der Rechnungen muss immer fortlaufend sein
- Datum der Ausstellung
- Vollständiger Angaben des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers: Vor- und Nachname oder Firmenname, Anschrift und MwSt.-Nummer
- Beschreibung der verkauften Waren
- Betrag pro Einheit vor Mehrwertsteuer für jede der Waren
- Aufschlüsselung der Mehrwertsteuer, einschließlich des angewandten Mehrwertsteuersatzes und der Steuerbetrag
- Sollte die Rechnung von der Mehrwertsteuer befreit ist, muss die entsprechende Bestimmung des Mehrwertsteuergesetzes angegeben werden, sofern anwendbar
- Einbehaltung der persönlichen Einkommensteuer, falls für den Emittenten zutreffend
- Das Datum der Vorgänge, falls es nicht mit dem Datum der Rechnungsstellung übereinstimmt.
Es gibt zwei Arten von elektronischen Rechnungen: elektronische Rechnungen in strukturiertem Format und elektronische Rechnungen in unstrukturiertem Format.
Rechnungen in strukturiertem Format
Rechnungen in strukturiertem Format enthalten Daten und werden automatisch von den IT-Systemen für die Rechnungsstellung erstellt und ebenso automatisch von den IT-Systemen für die Zahlung und die Buchhaltung des Empfängers verarbeitet.
Rechnungen in unstrukturiertem Format
Rechnungen in unstrukturiertem Format bestehen aus einem Bild, was bedeutet, dass ihre Verarbeitung für die Eingabe in die Computersysteme des Empfängers manuelle Eingriffe oder ein kostspieliges Verfahren erfordert, das in der Regel nicht vollständig automatisiert ist, wie z. B. die optische Zeichenerkennung (OCR).
Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung
- Kosteneinsparungen (Schreibwaren, Transport usw.)
- Höhere Prozesssicherheit
- Verkürzung der Rechnungsstellungszeiten
- Verringerung von Fehlern und Irrtümern in Rechnungen
- Geringere Fälschungswahrscheinlichkeit.
Die Ausstellung einer elektronischen Rechnung setzt die Zustimmung des Empfängers voraus. Die elektronische Rechnung ist eine legale Alternative zur traditionellen Papierrechnung.
